Tin Tức
Mẹo Mua Bàn Ghế Văn Phòng Tiết Kiệm Chi Phí
Bàn ghế văn phòng là khoản đầu tư quan trọng với mọi doanh nghiệp. Một bộ bàn ghế phù hợp giúp nhân sự làm việc thoải mái hơn, văn phòng gọn gàng hơn và ngân sách được kiểm soát tốt hơn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mua theo cảm tính. Họ chọn mẫu đẹp, chọn giá rẻ hoặc mua nhanh để kịp tiến độ setup. Cách này dễ tạo chi phí phát sinh sau vài tháng sử dụng.
Mua bàn ghế không chỉ là mua đồ nội thất. Doanh nghiệp cần tính đến công năng, độ bền, diện tích, phong cách thiết kế và khả năng mở rộng đội ngũ. Một chiếc bàn quá lớn có thể làm văn phòng chật. Một chiếc ghế thiếu nâng đỡ có thể khiến nhân sự mỏi lưng. Bài viết này từ Nabses sẽ chia sẻ các mẹo chọn bàn và ghế văn phòng theo góc nhìn thực tế. Nội dung phù hợp với doanh nghiệp mới setup, công ty đang mở rộng hoặc văn phòng cần cải tạo lại khu làm việc.
Tóm tắt nội dung
Bàn ghế văn phòng cần được mua theo nhu cầu sử dụng thực tế
Xác định nhóm nhân sự trước khi chọn sản phẩm
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ người dùng, không nên bắt đầu từ mẫu mã. Mỗi nhóm nhân sự có cách làm việc khác nhau. Nhân viên vận hành cần bàn đủ rộng để xử lý hồ sơ. Nhóm kinh doanh thường cần khu làm việc linh hoạt hơn. Bộ phận thiết kế, kỹ thuật hoặc kế toán cần mặt bàn lớn, ổ cắm thuận tiện và ghế ngồi ổn định.
Khi hiểu đúng nhu cầu, doanh nghiệp sẽ tránh mua thừa tính năng. Ví dụ, không phải vị trí nào cũng cần ghế cao cấp có nhiều chế độ chỉnh. Với khu làm việc ngắn hạn, ghế lưới cơ bản có thể đáp ứng tốt. Ngược lại, vị trí ngồi 8 giờ mỗi ngày nên ưu tiên ghế có tựa lưng, chỉnh độ cao và hỗ trợ vùng thắt lưng.
Cách làm này giúp ngân sách đi đúng chỗ. Doanh nghiệp không cắt giảm bừa bãi, cũng không chi quá tay cho những khu vực ít sử dụng.
Đo diện tích trước khi chốt bàn ghế văn phòng
Một lỗi phổ biến là chọn bàn ghế văn phòng theo hình ảnh catalogue. Sản phẩm nhìn đẹp trong ảnh nhưng có thể không phù hợp mặt bằng thật. Vì vậy, doanh nghiệp nên đo kỹ diện tích trước khi đặt mua.
Khu làm việc cần đủ lối đi, khoảng kéo ghế và khoảng mở tủ. Nếu khoảng cách quá hẹp, nhân sự sẽ khó di chuyển. Văn phòng cũng dễ rối mắt, dù nội thất mới và đẹp. Với mặt bằng nhỏ, bàn module hoặc bàn cụm sẽ tiết kiệm diện tích hơn bàn rời kích thước lớn.
Cần chọn bàn ghế có kích thước phù hợp với không gian làm việc
Doanh nghiệp nên tính thêm nhu cầu tăng nhân sự. Nếu hiện tại có 20 người, nhưng kế hoạch tăng lên 30 người sau 6 tháng, bàn ghế nên có khả năng ghép nối. Đây là mẹo tiết kiệm quan trọng. Nó giúp giảm chi phí cải tạo khi quy mô thay đổi.
Ưu tiên công thái học thay vì chỉ nhìn giá
Giá rẻ chưa chắc là tiết kiệm. Một chiếc ghế không phù hợp có thể khiến người dùng nhanh mỏi, khó tập trung và muốn thay mới sớm. Vì vậy, công thái học nên là tiêu chí quan trọng khi mua bàn ghế văn phòng.
Ghế nên có chiều cao phù hợp với mặt bàn. Bàn nên cho phép cẳng tay đặt thoải mái khi làm việc. Màn hình, bàn phím và chuột cũng cần được bố trí thuận tiện. Khi tư thế ngồi ổn định, nhân sự có thể làm việc lâu hơn với ít cảm giác khó chịu hơn.
Doanh nghiệp không cần mua toàn bộ sản phẩm đắt tiền. Thay vào đó, hãy phân cấp rõ. Khu làm việc chính nên có ghế tốt hơn. Khu họp ngắn, khu tiếp khách hoặc khu đào tạo có thể dùng dòng sản phẩm đơn giản hơn. Cách này giúp cân bằng giữa chi phí và trải nghiệm sử dụng.
Bàn ghế văn phòng tiết kiệm hơn khi biết so sánh tổng chi phí
Không nên chỉ so giá mua ban đầu
Nhiều doanh nghiệp chọn sản phẩm vì giá đầu vào thấp. Tuy nhiên, giá mua chỉ là một phần của tổng chi phí. Một bộ bàn ghế văn phòng cần được đánh giá theo thời gian sử dụng, bảo hành, khả năng sửa chữa và độ ổn định khi dùng hằng ngày.
Ví dụ, một mẫu ghế rẻ hơn 20% nhưng nhanh xẹp nệm, lỏng tay vịn hoặc kêu khi ngồi sẽ tạo thêm chi phí. Doanh nghiệp có thể phải thay mới sau một thời gian ngắn. Khi cộng cả phí vận chuyển, lắp đặt và gián đoạn vận hành, khoản tiết kiệm ban đầu không còn nhiều.
Ngược lại, sản phẩm có giá cao hơn một chút nhưng bền, dễ bảo trì và dùng ổn định sẽ kinh tế hơn. Khi mua số lượng lớn, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá theo vòng đời sử dụng, không chỉ theo đơn giá từng sản phẩm.
Tham khảo thêm: Quy Trình Tư Vấn Thuê Văn Phòng Chuyên Nghiệp – Leaspec
Chọn vật liệu phù hợp với tần suất sử dụng
Vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ bàn ghế văn phòng. Với bàn làm việc, doanh nghiệp thường gặp các lựa chọn như MFC, MDF phủ melamine, laminate hoặc chân sắt sơn tĩnh điện. Mỗi loại có mức giá và độ bền khác nhau.
Khu làm việc nhân viên có thể dùng mặt bàn phủ melamine nếu ngân sách vừa phải. Khu quản lý hoặc phòng họp nên cân nhắc vật liệu có bề mặt bền hơn. Nếu văn phòng có mật độ sử dụng cao, chân bàn cần chắc, chống rung và dễ vệ sinh.
Với ghế văn phòng, lưng lưới phù hợp môi trường cần sự thông thoáng. Ghế nệm tạo cảm giác êm hơn, nhưng cần chọn loại vải dễ vệ sinh. Ghế da hoặc giả da tạo vẻ sang trọng, nhưng cần dùng đúng khu vực. Nếu đặt ở không gian nóng hoặc sử dụng liên tục, bề mặt có thể nhanh xuống cấp. Chọn vật liệu đúng giúp doanh nghiệp tránh lãng phí. Mỗi khu vực nên có tiêu chuẩn riêng, thay vì dùng một mẫu cho toàn bộ văn phòng.
Tận dụng combo và tiêu chuẩn hóa mẫu mã
Khi mua bàn ghế văn phòng, doanh nghiệp nên hỏi nhà cung cấp về combo theo cụm làm việc. Combo thường gồm bàn, ghế, hộc tủ, vách ngăn hoặc phụ kiện đi kèm. Cách mua này giúp giá tốt hơn so với đặt từng món riêng lẻ.
Màu sắc đồng nhất sẽ mang đến hiệu ứng tốt cho không gian
Tiêu chuẩn hóa mẫu mã cũng giúp tiết kiệm. Nếu mỗi phòng dùng một loại bàn khác nhau, việc bổ sung hoặc thay thế sẽ khó hơn. Màu sắc không đồng nhất cũng làm văn phòng thiếu chuyên nghiệp. Doanh nghiệp nên chọn một hệ bàn chính, sau đó biến đổi kích thước theo phòng ban.
Với công ty đang tăng trưởng nhanh, tiêu chuẩn hóa rất quan trọng. Khi tuyển thêm người, doanh nghiệp chỉ cần đặt thêm cùng dòng sản phẩm nội thất. Văn phòng vẫn đồng bộ, thời gian xử lý nhanh hơn và chi phí phát sinh thấp hơn.
Bàn ghế văn phòng nên được chọn theo kế hoạch dài hạn
Tính trước khả năng mở rộng đội ngũ
Một văn phòng tiết kiệm không phải là văn phòng mua ít nhất. Đó là văn phòng mua đúng ngay từ đầu. Khi doanh nghiệp có kế hoạch tăng nhân sự, bàn ghế văn phòng cần hỗ trợ việc mở rộng.
Bàn cụm có thể ghép thêm vị trí sẽ phù hợp với đội nhóm đang phát triển. Ghế nên chọn dòng còn hàng ổn định, có thể mua bổ sung sau này. Nếu chọn mẫu quá đặc biệt, doanh nghiệp có thể gặp khó khi cần thêm số lượng.
Không gian cũng nên giữ một số khu linh hoạt. Khu cộng tác có thể chuyển thành bàn làm việc. Phòng họp nhỏ có thể dùng làm khu đào tạo. Khi bàn ghế dễ di chuyển, doanh nghiệp sẽ giảm chi phí cải tạo.
Mẹo này đặc biệt hữu ích với startup, công ty công nghệ, agency hoặc doanh nghiệp đang mở thêm chi nhánh. Nhu cầu nhân sự của các nhóm này thường thay đổi nhanh.
Tham khảo thêm: Công Ty Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng Chuyên Nghiệp Hàng Đầu Việt Nam
Cần lắp đặt dự trù phù hợp cho góc làm việc trong tương lai
Kiểm tra bảo hành, lắp đặt và dịch vụ sau bán
Dịch vụ sau bán ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm mua bàn ghế văn phòng. Một nhà cung cấp tốt không chỉ giao hàng đúng hẹn. Họ cần hỗ trợ đo đạc, tư vấn kích thước, lắp đặt an toàn và xử lý lỗi nhanh.
Doanh nghiệp nên hỏi rõ thời gian bảo hành từng hạng mục. Phần khung bàn, mặt bàn, piston ghế, bánh xe và tay vịn có thể có chính sách khác nhau. Nếu không kiểm tra trước, việc bảo hành sau này sẽ mất thời gian.
Khi mua số lượng lớn, hãy yêu cầu bản vẽ bố trí cơ bản. Bản vẽ giúp kiểm tra lối đi, khoảng cách ghế và vị trí ổ điện. Đây là bước nhỏ nhưng giảm nhiều rủi ro khi thi công thực tế. Doanh nghiệp cũng nên giữ lại mã sản phẩm, màu sắc và thông tin nhà cung cấp. Dữ liệu này giúp việc mua bổ sung nhanh hơn. Đây là cách quản lý đơn giản nhưng rất hiệu quả.
Lập ngân sách theo từng khu vực trong văn phòng
Không nên chia ngân sách bàn ghế theo kiểu bình quân. Mỗi khu vực có vai trò khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên phân bổ theo mức độ sử dụng và hình ảnh cần thể hiện.
Khu làm việc chính nên chiếm tỷ trọng cao vì nhân sự dùng mỗi ngày. Phòng họp cần bàn chắc, ghế thoải mái và bố cục gọn. Khu tiếp khách cần tạo ấn tượng tốt, nhưng không nhất thiết dùng sản phẩm quá đắt. Pantry hoặc khu chờ có thể dùng mẫu đơn giản, dễ vệ sinh và dễ thay thế. Cách chia ngân sách này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn. Khoản đầu tư tập trung vào nơi tạo giá trị thật. Các khu phụ vẫn đẹp, nhưng không gây áp lực tài chính.
Kết luận, mua bàn ghế văn phòng tiết kiệm không có nghĩa là chọn sản phẩm rẻ nhất. Doanh nghiệp cần hiểu nhu cầu sử dụng, đo đúng diện tích, chọn vật liệu phù hợp và tính chi phí dài hạn. Khi làm tốt các bước này, văn phòng sẽ vận hành hiệu quả hơn mà vẫn giữ được ngân sách hợp lý. Nabses mong rằng với thông tin trên, khách hàng sẽ chọn được sản phẩm chất lượng nhất trên thị trường.
————————————–
Nabses – Exclusive Quality Office Furniture & Trusted Prestige
Headquarters & Showrooms:
- Ho Chi Minh City: Vacons Villa Tower, No. 25 Street 34, An Khanh Ward, Ho Chi Minh City
- Ho Chi Minh City: No. 44 Street 34, An Khanh Ward, Ho Chi Minh City
- Ha Noi: 19th Floor, Tower 1, Capital Place, 29 Lieu Giai Street, Ngoc Ha Ward, Hanoi
Hotline 1: 0814121121
Hotline 2: 0857121121
Website: https://nabses.com.vn/
