Bàn Ghế Làm Việc Văn Phòng: Cách Chọn Bền, Dễ Bảo Trì

Posted by

Thanh Ngân

15 Tháng 8, 2026

On 16 Tháng 8, 2026

Chọn bàn ghế làm việc cần bắt đầu từ cách nhân sự sử dụng vị trí đó mỗi ngày. Kiểu dáng và màu sắc vẫn cần được xem xét, nhưng nên đặt sau kích thước, tư thế ngồi, cấu tạo, vật liệu và khả năng sửa chữa. Hôm nay, Nabses mang đến cách để doanh nghiệp chọn được sản phẩm bền và dễ bảo trì.

Chọn bàn ghế làm việc theo nhu cầu sử dụng thực tế

Xác định thiết bị và diện tích cần dùng tại mỗi vị trí

Kích thước bàn ghế làm việc nên được xác định sau khi liệt kê những thiết bị mà từng nhóm nhân sự sử dụng thường xuyên. Một vị trí dùng laptop sẽ cần diện tích khác với nhân viên thiết kế sử dụng hai màn hình. Bộ phận kế toán có thể cần thêm tài liệu giấy. Nhân viên chăm sóc khách hàng có thể dùng điện thoại bàn, tai nghe và thiết bị sạc.

Trước khi chốt kích thước, doanh nghiệp nên kiểm tra:

Số lượng màn hình tại mỗi vị trí.
Laptop hay máy tính để bàn.
Có sử dụng docking station hay không.
Có lắp monitor arm hay dùng chân màn hình.
Nhu cầu đặt hồ sơ trên mặt bàn.
Có hộc tủ di động hoặc tủ cá nhân hay không.
Số lượng thiết bị cần cấp điện và mạng.

Một tình huống khá thường gặp là bàn nhìn cân đối trên bản vẽ nhưng trở nên chật sau khi lắp hai màn hình có chân đế lớn. Người dùng phải đẩy màn hình sát mép hoặc đặt tài liệu sang bàn bên cạnh. Vấn đề lúc này nằm ở dữ liệu đầu vào chưa đủ, không phải ở hình thức của chiếc bàn.Với workstation nhiều chỗ ngồi, cần kiểm tra thêm khoảng kéo ghế và lối đi phía sau. Ghế được tính ở trạng thái có người sử dụng sẽ chiếm diện tích khác so với biểu tượng ghế trên layout.

Điều quan trọng trước khi chọn mua là xác định được thiết bị và diện tích cần dùng ở mỗi vị trí

Chọn bàn và ghế phù hợp với tư thế làm việc

Bàn và ghế nhân viên cần được đánh giá cùng nhau. Nếu chỉ chọn từng sản phẩm riêng lẻ, khi ghép lại có thể phát sinh tình trạng tay vịn cấn cạnh bàn, ghế không đẩy sâu vào được hoặc người dùng phải nâng vai khi gõ bàn phím. Khi thử ghế, người dùng nên ngồi trực tiếp và thực hiện các thao tác thường ngày.

Có thể kiểm tra một số điểm sau:

Dải điều chỉnh chiều cao có phù hợp với người sử dụng không.
Lưng ghế có tạo điểm tựa phù hợp khi ngồi lâu không.
Tay vịn có vướng mặt bàn khi đẩy ghế vào không.
Cơ cấu nâng hạ có dễ thao tác không.
Bánh xe có phù hợp với loại sàn của văn phòng không.
Chân ghế có chiếm quá nhiều khoảng dưới workstation không.

Không phải mọi nhân sự đều cần cùng một loại ghế. Người ngồi tại vị trí cố định trong phần lớn thời gian làm việc có yêu cầu khác với ghế tại phòng training, phòng họp hoặc khu làm việc ngắn hạn. Phân nhóm theo thời gian sử dụng giúp doanh nghiệp chọn cấu tạo sát nhu cầu hơn.

Kiểm tra khoảng để chân, hộc tủ và hệ thống đi dây

Khoảng dưới mặt bàn thường ít được chú ý khi xem catalogue. Khi sử dụng thực tế, đây lại là khu vực dễ phát sinh bất tiện. Hộc tủ đặt quá sát vị trí ngồi sẽ thu hẹp khoảng để chân. Thanh giằng của khung bàn đặt sai vị trí có thể cấn đầu gối. Thiết bị điện lắp quá thấp cũng tạo cảm giác vướng khi người dùng đổi tư thế. Hệ thống dây nên được kiểm tra ngay trên mẫu workstation. Một vị trí có laptop, màn hình, bộ sạc và thiết bị mạng có thể phát sinh khá nhiều dây. Nếu bàn không có đường dẫn phù hợp, dây thường bị bó tạm dưới mặt bàn hoặc thả xuống sàn.

Cách này gây khó cho cả người sử dụng lẫn bộ phận IT. Khi đổi vị trí nhân sự, tháo thiết bị hoặc sửa nguồn điện, kỹ thuật viên phải xử lý lại toàn bộ cụm dây. Một mẫu workstation tốt nên cho phép kỹ thuật tiếp cận máng dây mà không cần tháo cả cụm bàn.

Bàn ghế làm việc nên chọn vật liệu và kết cấu thế nào?

Chọn vật liệu mặt bàn theo tần suất và môi trường sử dụng

Màu và vân bề mặt chỉ là một phần khi chọn vật liệu bàn làm việc nhân viên. Với bàn dùng gỗ công nghiệp, doanh nghiệp nên kiểm tra riêng phần cốt ván, lớp phủ bề mặt và cách xử lý cạnh. Mỗi phần chịu một dạng tác động khác nhau trong quá trình sử dụng. Mặt bàn thường xuyên tiếp xúc với tay, thiết bị, ly nước và vật dụng văn phòng. Mép bàn chịu nhiều va chạm hơn, nhất là khi di chuyển ghế, hộc tủ hoặc thiết bị. Vị trí lắp đặt cũng ảnh hưởng đến lựa chọn vật liệu. Bàn nằm gần pantry hoặc khu vực có khả năng tiếp xúc nước cần được kiểm tra kỹ phần cạnh và các vị trí liên kết hơn bàn đặt trong khu làm việc khô.

Có thể dùng bảng dưới đây khi duyệt mẫu:

Hạng mục	Nội dung nên kiểm tra	Lỗi có thể gặp khi sử dụng
Mặt bàn	Cốt ván, lớp phủ, độ phẳng	Trầy bề mặt, cong hoặc khó vệ sinh
Cạnh bàn	Cách xử lý cạnh, độ kín	Sứt hoặc bong tại điểm va chạm
Khung chân	Cấu tạo, bề mặt hoàn thiện	Rung hoặc lệch sau thời gian dùng
Liên kết	Vít, bản mã, điểm bắt mặt bàn	Lỏng sau nhiều lần tháo lắp
Ghế	Bánh xe, piston, tay vịn, cơ cấu ngả	Một chi tiết hỏng làm ghế khó sử dụng
Máng dây	Vị trí và khoảng thao tác	Khó sửa điện hoặc đổi thiết bị

Không nên đánh đồng tất cả vật liệu cùng tên vào một mức chất lượng. Hồ sơ kỹ thuật, mẫu vật liệu và sản phẩm duyệt thực tế mới là cơ sở để so sánh.

Kiểm tra khung chân, liên kết và khả năng tháo lắp

Độ ổn định của bàn phụ thuộc nhiều vào hệ khung và cách liên kết. Khi duyệt mẫu, có thể tác động nhẹ tại các góc bàn để kiểm tra độ rung. Với hệ workstation dùng chung khung, cần quan sát các điểm nối giữa nhiều vị trí. Một vấn đề khác là khả năng tháo lắp. Văn phòng có thể thay đổi sau vài năm. Doanh nghiệp tăng nhân sự, chuyển phòng ban, bổ sung khu họp hoặc di chuyển sang mặt bằng khác. Khi đó, hệ bàn dễ tháo và lắp lại sẽ thuận tiện hơn cho việc tái bố trí nội thất văn phòng.

Tuy nhiên, “tháo được” chưa đủ. Một số bàn sau khi tháo nhiều lần có thể xuất hiện tình trạng liên kết lỏng hoặc khó cân chỉnh lại. Khi chọn mẫu, nên hỏi rõ nhà cung cấp về cấu tạo liên kết và những bộ phận có thể phải thay khi di chuyển. Đây là góc kỹ thuật thường có giá trị hơn những mô tả chung như “khung chắc chắn”.

Tham khảo thêm: Cách Chọn Bàn Ghế Làm Việc Theo Người Dùng Và Không Gian

Kiểm tra kỹ khung chân và khả năng tháo lắp trước khi mua số lượng lớn

Đánh giá cơ cấu ghế và khả năng thay thế linh kiện

Ghế văn phòng thường có nhiều bộ phận chuyển động hơn bàn nên khả năng sửa chữa cần được xem kỹ. Bánh xe làm việc trực tiếp trên bề mặt sàn. Tay vịn chịu va chạm khi người dùng kéo ghế vào bàn. Piston hoạt động trong quá trình nâng hạ. Cơ cấu ngả chịu lực theo tư thế người ngồi.

Mỗi bộ phận có thể có tuổi thọ khác nhau.

Vì vậy, khi mua số lượng lớn, doanh nghiệp nên hỏi:

Bánh xe có thể thay riêng không.
Tay vịn có thể tháo và thay từng bên hay không.
Piston có phụ tùng tương thích không.
Cơ cấu ngả có được thay riêng theo cụm hay không.
Nhà cung cấp có chính sách linh kiện sau bảo hành không.
Những bộ phận nào thuộc phạm vi bảo hành.

Một chiếc ghế phải thay toàn bộ chỉ vì hỏng bánh xe sẽ tạo chi phí khác hẳn một chiếc ghế có thể thay linh kiện riêng. Với số lượng vài trăm ghế, khác biệt này đáng để Procurement xem xét ngay từ đầu.

Kinh nghiệm mua bàn ghế làm việc số lượng lớn cho văn phòng

Làm mẫu workstation trước khi đặt hàng hàng loạt

Đối với dự án bàn ghế làm việc có số lượng lớn, làm một workstation mẫu trước khi sản xuất hàng loạt là bước nên thực hiện. Mẫu không nên chỉ có bàn. Cần đặt cùng ghế, phonebooth, hộc tủ, ổ cắm, máng dây và những thiết bị gần với điều kiện sử dụng thực tế. Nếu dự án có nhiều loại workstation, có thể chọn các kiểu đại diện để kiểm tra.

Nhóm thiết kế kiểm tra kích thước và bố cục. Bộ phận IT thử đường dây. Procurement xem mẫu vật liệu và phụ kiện. Nhân sự đại diện thử tư thế ngồi.

Các thao tác nên thử trên mẫu gồm:

Đặt đủ màn hình và laptop.
Kéo ghế ra vào nhiều lần.
Mở hộc tủ khi đang ngồi.
Cắm và rút thiết bị.
Kiểm tra đường dây dưới bàn.
Di chuyển ghế trong phạm vi vị trí làm việc.
Thử vệ sinh bề mặt.

Sau khi duyệt, doanh nghiệp nên lưu ảnh tổng thể, ảnh chi tiết, mã vật liệu, kích thước và danh sách phụ kiện đã thống nhất. Hồ sơ này sẽ được dùng khi kiểm tra hàng giao đến công trình.

Có thể bố trí nhân sự sử dụng thử trước khi chọn mua cho cả văn phòng

So sánh chi phí sử dụng thay vì chỉ nhìn đơn giá

Đơn giá mua dễ so sánh vì nằm ngay trên báo giá bàn ghế văn phòng. Chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng lại không thể hiện hết tại thời điểm mua. Giả sử hai mẫu ghế đều phù hợp với công năng. Mẫu A có đơn giá thấp hơn nhưng phụ kiện khó thay. Mẫu B có giá mua cao hơn nhưng bánh xe, tay vịn và piston có thể thay riêng. Chưa thể kết luận mẫu nào phù hợp hơn nếu thiếu thông tin về thời gian sử dụng, chính sách linh kiện và điều kiện bảo hành.

Procurement có thể lập bảng so sánh như sau:

Tiêu chí	Phương án A	Phương án B
Giá mua	Theo báo giá	Theo báo giá
Linh kiện thay riêng	Kiểm tra hồ sơ	Kiểm tra hồ sơ
Khả năng tháo lắp	Thử trên mẫu	Thử trên mẫu
Khả năng vệ sinh	Thử bề mặt	Thử bề mặt
Phù hợp thiết bị	Kiểm tra workstation	Kiểm tra workstation
Điều kiện bảo hành	Theo hồ sơ	Theo hồ sơ
Khả năng dùng lại khi đổi layout	Kiểm tra kết cấu	Kiểm tra kết cấu

Cách đánh giá này sát với chi phí vòng đời của bàn ghế làm việc hơn việc chỉ xếp sản phẩm theo giá từ thấp đến cao. Một góc khác cũng nên tính đến là chi phí vận hành. Nếu một chiếc ghế hỏng khiến nhân viên phải đổi chỗ trong vài ngày hoặc bàn phải tháo cả cụm mới sửa được nguồn điện, phần gián đoạn này cũng tạo thêm công việc cho Facility và IT.

Chốt mẫu vật liệu, hồ sơ kỹ thuật và tiêu chí nghiệm thu

Khi bàn ghế làm việc được giao đến công trình, đội nghiệm thu cần có mẫu chuẩn để đối chiếu. Mô tả chung như “bàn màu gỗ sáng” hoặc “ghế lưng lưới màu đen” chưa đủ cho một đơn hàng số lượng lớn. Cùng một dự án có thể có nhiều loại mặt bàn, chân bàn, phụ kiện và vị trí sử dụng khác nhau.

Hồ sơ duyệt nên ghi các nội dung có thể kiểm tra trực tiếp:

Kích thước theo bản vẽ được duyệt.
Mã hoặc mẫu vật liệu.
Kiểu khung chân.
Loại phụ kiện đi kèm.
Vị trí lỗ luồn dây.
Hướng mở hộc.

Tham khảo thêm: Nabses Bàn Giao Nội Thất Trọn Gói Tại Văn Phòng Spring

Kết luận

Khi chọn bàn ghế làm việc, doanh nghiệp có thể dùng bốn câu hỏi để sàng lọc phương án: mặt bàn có đủ chỗ cho thiết bị không, người dùng có ngồi và thao tác thuận tiện không, những bộ phận dễ hao mòn có sửa riêng được không và sản phẩm có thể dùng lại khi layout thay đổi không. Nabses hy vọng những chia sẻ này giúp quý doanh nghiệp có thêm tiêu chí để lựa chọn giải pháp bàn ghế cho văn phòng phù hợp, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và bền vững.

Nabses – Exclusive Quality Office Furniture & Trusted Prestige

Headquarters & Showrooms:

Ho Chi Minh City: